[Revista Digital] Viagens corporativas: Como planejar e organizar uma viagem para o seu executivo | Keli Pereira

Organizar uma viagem para o seu executivo não é uma tarefa fácil, é necessário tempo e dedicação. Vamos descobrir quais providências devemos tomar:
Primeiro, precisamos saber se a viagem será de nível nacional ou internacional. Organizar, coletar dados, saber o destino, agendar os compromissos, olhar a agenda – pois muito bem, vamos organizar uma viagem.

Procedimentos para organização de uma viagem:
Definir local de destino, horário, aeroporto e contatar a agência de viagem que a empresa tem como parceira.
Definido os itens acima, solicitar a cotação, de preferência 03 cotações para ter opções de voos, horários e preços. Há empresas que exigem a menor tarifa; cada uma tem uma política de viagens.
Encaminhar a melhor proposta para o seu superior analisar e, em seguida, pedir aprovação, seja por ele mesmo ou pelo Departamento de Compras. Dsse detalhe também depende de cada empresa, ora a(o) Secretária(o) faz esse tipo de negociação ou tudo é resolvido pelo Departamento de Compras.
Faz-se uma triagem, encaminhando-a em seguida para o executivo escolher o melhor voo e fechar a compra. Verificar também se o executivo prefere janela ou corredor.
Reserva de transporte e hospedagem: consultar a melhor tarifa e melhor localização do hotel – se fica próximo ou não do aeroporto, tudo de acordo com o roteiro dos compromissos a cumprir.
Organização dos documentos: passaporte, visto, vacina e seguro viagem se necessários. Verificar se está tudo em dia, com os vencimentos corretos, se for alguma área de risco ver a necessidade de vacina e se for necessário contratar seguro-viagem.
Elaboração de roteiros: listar todas as atividades que o executivo irá realizar no local de destino. Montar como se fosse uma agenda mesmo, com dias e horários, locais das reuniões, lugares de visitação, contratar transportes para locomoção ou alugar um carro. Montar um roteiro dia a dia, imprimir e colocar numa pastinha ou, se o seu executivo preferir, mande tudo por e-mail ou WhatsApp, onde ele irá consultar tranquilamente todos os detalhes.
Controle financeiro: adiantamento e prestação de contas – há viagens que necessitam de adiantamento para gastos como alimentação, transportes e imprevistos, ou também troca de moeda, caso seja uma viagem internacional. Não se esquecendo que, na volta da viagem, terá a prestação de contas: o seu executivo lhe entregará todas as notas fiscais. Em determinadas empresas se faz um conferência, soma-se todas as notas, emite-se um relatório e encaminham-se os dados para o Departamento Financeiro.
Veja se há necessidade da elaboração de um relatório de viagem ou ata; faça o fechamento de tudo.
Pronto, você já está pronta(o) para uma próxima viagem.
Um grande abraço e boa leitura!

Keli Pereira dos Anjos
Formada em Secretariado Executivo Bilíngue
Registro Profissional na SRTE 0051359/SP
Pós-graduada em Docência do Ensino Superior
35 anos, mãe, casada
Cel.: (11) 9-6703-8424
E-mail: kelipereira1982@yahoo.com.br

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