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[Revista Digital] Funções de uma Office Manager | Keli Pereira

Muito parecida com a função de uma Secretária Executiva, a função de Office Manager tem suas particularidades e diferenças, sendo mais estratégica e com foco na redução de custos e otimização do tempo.

O Office Manager aprende mais sobre como gerir um escritório e controla tudo, desde a contratação da equipe de trabalho, como Motorista, recepção, copa, limpeza, manutenção predial e trabalho de terceiros; ou seja, fazem
tudo. São muitos os desafios diários.

É necessário colocar esforço, dedicação e amor para realizar um trabalho bem feito. Você é responsável por tudo o que possa acontecer, desde uma lâmpada queimada até algo mais complexo.

O Office Manager usa ferramentas para lidar e cuidar da gestão do escritório e manter tudo em ordem,
ressaltando que você não é um super-herói e não pode resolver tudo sozinho: precisa de parceiros, contatos,
pessoas-chave e, acima de tudo, ter bons relacionamentos.

Caso se comprometa em fazer algo, faça, isso gera credibilidade não prometa algo que não possa cumprir.
Não esquecer:
• Cartões de visita;
• Sala de reuniões;
• Carros: gestão de frotas para os Diretores e funcionários;
• Documentação geral dos carros/multas: requer atenção e dá muito trabalho fazer recursos de multas.

Tarefas:
• Ajudar a reduzir custos;
• Criar novos projetos;
• Controlar materiais de escritório;
• Agregar conhecimento o tempo todo, por isso a importância de ter parcerias;
• É preciso ter o poder de negociação, pesquisar e obter valores mais baixos, sempre tentando reduzir os custos da empresa.

Quem responde para o Office Manager?
• Office-Boy;
• Copeira;
• Setor de limpeza;
• Motorista;
• Recepção.

Planilhas de checklist para controle o tempo todo.
Para demonstrar o quanto você compra e gasta por semana/dia/mês, é necessário ter todos esses dados muito bem
controlados e disponibilizar as planilhas para determinados departamentos, assim, todo mundo trabalha interligado.

Precisa saber gerir pessoas.
Precisa ter Resiliência, Respeito e Educação – saber tratar as pessoas é muito importante para criar laços.
Para criar um budget para o próximo ano, é necessário fazer uma reunião com a equipe em meados de novembro
ou dezembro para começar o ano com orçamentos e demais detalhes alinhados.

São feitas planilhas de janeiro a dezembro com o valor anual: são os controles/fornecedores e negociações. É
necessário trabalhar com a melhoria contínua sempre, fazer bem e com baixo custo.

Saber gerir pessoas: ter equilíbrio/saber lidar com o emocional é fundamental para esta função.

Um grande abraço e boa leitura!

Keli Pereira dos Anjos
Formada em Secretariado Executivo Bilíngue
Registro Profissional na SRTE 0051359/SP
Pós-graduada em Docência do Ensino Superior
35 anos, mãe, casada
Cel.: (11) 9-6703-8424
E-mail: kelipereira1982@yahoo.com.br

 

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