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[Revista Digital] Férias ou recesso: Como anda o planejamento das suas férias? | Keli Anjos

Muitos de nós, profissionais de Secretariado, não conseguimos tirar as tão sonhadas férias de 30 dias. Já conversei com vários profissionais e realmente a saída para as férias ainda é algo que tem que ser muito bem elaborado e estruturado.

Nós Secretárias(os) só conseguimos tirar férias junto com o executivo, ou seja, o planejamento das nossas férias é mediante as férias do executivo. No máximo, saímos de férias um ou dois dias após a saída do superior para que o retorno seja no mesmo dia em que ele for voltar ou, de preferência, que você volte antes para colocar a casa em dia. Mas, para funcionar, é necessário todo um planejamento antes do início da data das férias.

Se você já tem a data marcada, então vamos lá, aí vão algumas dicas para que seja um período leve e confortável.

Tudo deve ser muito bem elaborado e planejado para que o seu executivo sinta o menos possível a sua ausência. Não devemos deixar pendências para outras pessoas resolverem, pois sabemos o quanto é difícil zerar nosso trabalho. Sempre temos pendências para resolver depois, pois nem tudo depende de nós mesmos, mas façamos o possível e se precisar o impossível também para o merecido descanso.

Se você tiver uma assistente, isso te ajudará bastante, mas tente deixar o máximo possível de coisas resolvidas para que suas férias não se tornem um pesadelo de ligações e mensagens no WhatsApp fora de hora. Agora, se você trabalha sozinha, fica mais difícil conciliar o trabalho. Antes de tudo, faça um check-list e, assim, tudo se tornará mais fácil e rápido.

Senhas de acesso: Não se esqueça de deixá-las para a pessoa que for lhe substituir. Para algumas tarefas é necessário o uso de senhas.

Relatórios: Variados são os tipos de relatórios. Deixe as instruções ou já os deixe prontos: vai depender do tipo de relatório ou serviço que cada empresa faz. Eu normalmente deixo um esqueleto do relatório, assim fica mais fácil a confecção do relatório.

Pagamentos programados: Não se esqueça de programar os pagamentos diários, pois nem o Diretor e nem você estarão presentes para efetuá-los na data correta. Deixe tudo programado no seu banco, imprima um relatório e confira se está tudo OK.

Compras de materiais: Não deixe para comprar em cima da hora: faça uma lista do que está faltando e reponha o estoque. Na sua ausência, ninguém poderá comprar por você. Antecipe-se e deixe comprado.

Ligações: Avise seus clientes internos e externos e comunique as pessoas sobre sua ausência. É muito importante, pois assim já saberão que você estará em período de férias.

Outlook: Faça um e-mail comunicando que estará de férias de tal a tal período. Assim que receber um e-mail, ele já vai direto para caixa de mensagens de quem lhe enviou.

Se você tiver obrigações com programas (de origens fiscais ou contábeis) que tenham datas para serem enviados, deixe instruções e a data de envio para que no seu retorno isso não seja um pesadelo com atrasos e multas.

É sempre bom checar tudo antes de sair de férias. Tenho certeza de que elas serão muito satisfatórias e você conseguirá renovar suas energias para que possa atuar mais um ano, fazendo o seu trabalho com excelência, muito bem feito e sempre inovando.

Boas férias e boa leitura!

Um grande abraço e até a próxima edição!

Keli Pereira dos Anjos
Formada em Secretariado Executivo Bilíngue
Registro Profissional na SRTE 0051359/SP
Pós-graduada em Docência do Ensino Superior
35 anos, mãe, casada
Cel.: (11) 9-6703-8424
E-mail: kelipereira1982@yahoo.com.br

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