[Revista Digital] Entrevista | Solange Giorni | Secretariado Executivo

Executiva News RD – Fale-me um pouco sobre sua carreira profissional.

Solange Giorni – Iniciei o meu caminho como Secretária na década de 80 e pude, a partir de então, experienciar a evolução da profissão até os dias atuais.

Tive a oportunidade de utilizar alguns equipamentos, hoje desconhecidos por muitos, como a máquina manual de datilografia, depois a elétrica, o computador de tela verde e em seguida um modelo 386 e 486, já com a tela colorida! Operei, também, o telex, que deu origem ao fax, e utilizei o famoso PABX, até chegar aos equipamentos ultramodernos que a tecnologia trouxe para a melhoria e valoração do nosso trabalho como profissional de Secretariado.

Vivenciei alguns modelos de gestão, inclusive participando – já como responsável pela sua implantação nas Organizações onde atuei – da Qualidade Total, Reengenharia, Gestão por Competência e de Conhecimento, Coxxparticipação e outros.

Durante todo esse percurso, fui tomando consciência do que a profissão me permitiria ser: uma pessoa com total autonomia para atuar e com um enorme poder para dividir e até mesmo me encarregar de deliberações junto à cúpula diretiva das Organizações.

Foram bons 30 anos vivenciados na profissão de Secretariado, na qual comecei como Recepcionista e bem rápido me tornei uma Secretária, inicialmente de departamento, depois de superintendência, diretoria e… Cheguei na presidência. Obedeci a uma ordem hierárquica, acompanhando e sentindo bem de perto a transformação da profissão, e o que foi melhor é que toda essa escalada ocorreu em empresas privadas e públicas.

Desenvolvi um trabalho voluntário, de que me orgulho muito, no Sindicato das Secretárias e Secretários de Minas Gerais, por 16 anos, sendo 9 anos como Presidente.

Paralelamente, tornei-me também Professora e coordenadora universitária do curso de Graduação e Técnico em Secretariado, consultora e palestrante para níveis gerenciais e atualmente escritora para área Secretarial, na qual desenvolvi três obras: “Secretariado, uma profissão”, “Consultoria, um pilar do Profissional de Secretariado” e “Profissional de Secretariado na coordenação de eventos”.

 

Executiva News RD – Como começou a lecionar? Em sala de aula quais foram os seus maiores desafios?

Solange Giorni – Quando me formei em Bacharel de Secretariado Executivo, tinha um grande sonho: de me tornar uma Professora do curso onde me graduei. E assim que saí disse para mim: “Daqui alguns anos eu voltarei…”. E assim aconteceu. Fui me especializando para alcançar esse objetivo por meio de cursos de Pós-Graduação direcionados ao Ensino Superior e Relações Humanas, aperfeiçoamento, participando de seminários, congressos. Comecei a lecionar em cursos Técnicos de Secretariado em Belo Horizonte, até que em um belo e lindo dia fui convidada para participar da seleção de uma disciplina do corpo docente do curso de Graduação de Secretariado Executivo do Centro Universitário em que estudei. Foi a minha grande oportunidade. Na época o Power Point estava entrando nas salas de aula e eu não o dominava ainda e, como a disciplina exigia novas tecnologias, tinha que me sobressair e por isso me esforcei e estudei intensamente até conseguir desenvolver uma apresentação visual e teórica que convencesse a banca examinadora. E convenceu! E assim meu sonho se tornou realidade: entrar para a sala de aula e dividir toda a minha vivência como Secretária – e por lá fiquei uns bons anos, ministrando várias disciplinas específicas do Secretariado.

Ah! A sala de aula! Para mim é um espaço sagrado! Um local na qual podemos como agentes de formação estabelecer relações com uma grande diversidade de indivíduos que querem sugar nossas experiências e como seres pensantes também querem ser ouvidos. É um grande laboratório que viabiliza inúmeros aprendizados: os teóricos, as práticas, os de formação como cidadãos e profissionais.

É um enorme desafio ser um educador. É uma função melindrosa que necessita de ações bilaterais, na qual o aluno e o Professor necessitam intensamente um do outro. Um não existe sem a presença do outro. Ambos devem compartilhar seus desejos, ideias, experiências, perspectivas, valores, sonhos permeados com muita dedicação.

Sendo assim, entendo que os meus maiores desafios em sala de aula eram os de fazer com que os alunos compreendessem que precisávamos caminhar e construir juntos o conhecimento, e não apenas receber tudo pronto do professor que, no caso, era eu. Paulo Freire dizia que “Ensinar não é transferir conhecimento, mas criar as possibilidades para a sua produção ou a sua construção. Quem ensina aprende ao ensinar e quem aprende ensina ao aprender”.

Executiva News RD – Trabalhar diretamente com profissionais que vão ingressar na profissão te ajudou a entender o novo mercado?

Solange Giorni – Na verdade, como sempre conciliei a docência com o trabalho de Secretária, não era difícil entender o que ocorria de novidade no mercado, pois estava inserida nele. Aliás, atuar como Professora e Secretária ao mesmo tempo eram um dos meus diferenciais, porque falava a mesma linguagem dos alunos e, assim, podíamos trocar inúmeras experiências sobre o mercado contemporâneo.

 

Executiva News RD – Em sua trajetória profissional como Secretária Executiva, quais foram seus momentos de maior alegria e tristeza?

Solange GiorniGosto de pontuar que, na minha profissão, tive inúmeros desafios que eram muitos incitadores, que algumas vezes me deixavam muito feliz e em outras bem triste, porém, serviam para testar a minha competência e capacidade de lidar com os imprevistos e situações difíceis.

Contarei dois incitadores:

O que me deixou triste – no começo da carreira organizava um evento de uma semana para a apresentação de pesquisas tecnológicas dos Engenheiros de grande empresa. Eu era responsável por tudo! Porém, meu nome nunca constou no convite nem como apoio, que dirá como organizadora do evento. Ficava arrasada!

O que me fazia explodir de alegria – já tinha mais anos na carreira, e foi quando comecei a fazer parte da equipe do nível executivo que desenvolvia o planejamento estratégico da Organização. Participava das reuniões, criticando, opinando, propondo ideias e sugestões. Os Diretores mencionavam que eu, como Secretária, tinha um olhar de águia, podia ver até cinco vezes mais que a maioria dos colaboradores e, sendo assim, tinha condições de trazer bons diagnósticos para o planejamento. Sentia-me quase a “dona” da empresa!!!

Executiva News RD – Você tem livros publicados na área Secretarial, seus temas são bem atuais e estão entre os mais pesquisados, como Consultoria e Empreendedorismo. Como se deu a escolha e o estudo destes temas?

Solange Giorni – Todos os temas escolhidos para a elaboração dos meus livros foram embasados nas seguintes disciplinas que ministrava em sala: Consultoria em Secretariado, Planejamento Estratégico, Empreendedorismo e Projetos, Cerimonial e Eventos Corporativos, Administração de Recursos Humanos, Liderança e Desenvolvimento Gerencial, Gestão de Informação e Documentos, Assessoria Executiva e Etiqueta Empresarial, Tópicos Emergentes, Projetos Aplicados, Estágio Supervisionado e Orientação Metodológica.

Porém, sempre que buscava alguma referência teórica sobre os assuntos para complementar as minhas aulas, principalmente livros, só encontrava bibliografias para profissionais que já atuavam como Administradores, Economistas, Engenheiros, Marquetólogos, Turismólogos, Relações Públicas, Gestores de Recursos Humanos e nunca para os profissionais de Secretariado. E foi assim que surgiu a ideia e vontade de deixar registrada a minha experiência e aprendizado nas áreas de eventos, consultoria e da profissão de Secretário por meio de três obras e que elas fossem escritas por um profissional de Secretariado.

Aliado a isso, também, percebi que tinha um compromisso com a profissão que me transformou, destacou no mercado, concedeu-me tudo o que possuo atualmente e que me fez a pessoa mais realizada e feliz nesta vida! Todas as minhas pesquisas e aprendizados tinham que ser direcionados para o Secretariado.

Executiva News RD – O mundo tecnológico ajudou, e muito, nas funções dos profissionais, mas ainda existem alguns que não enxergam essa mudança. Como você vê a tecnologia no Secretariado?

Solange Giorni – Minha vida profissional, a partir dos anos 90 teve uma transformação fenomenal! As tecnologias, com o fortalecimento da Internet, proporcionaram novas condições de trabalho no âmbito do gerenciamento das informações, agendas eletrônicas, <i>softwares</i> de planejamento, financeiro e outros que auxiliam a profissão. Quero dizer que, como consequência da incorporação da Informática por meios digitais em minhas atividades profissionais, deixei de ser uma Secretária executora apenas de tarefas rotineiras para tornar-me um profissional de “linha de frente”, com maior e melhor produtividade para assessorar os gestores e suas equipes. Conto esse meu exemplo apenas para ilustrar como a tecnologia trouxe um novo significado para o profissional de Secretariado.

O reflexo da inovação tecnológica para o Secretariado foi um acontecimento que revolucionou as suas formas de trabalho!

 

Executiva News RD – Como é concorrer com os livros físicos na era dos livros e conteúdos digitais?

Solange Giorni – Interessante que ainda não consigo sentir uma concorrência dos livros físicos x livros eletrônicos. Percebo que os conteúdos digitais, principalmente os livros, são mais uma forma e alternativa de leitura, mas há de se enfatizar que os e-books serão difundidos ainda mais no futuro, e poderão superar os livros impressos que imperam absolutos desde a era Gutenberg. Inclusive, já existem vários e-reader, como o Kindle, Kobo e Lev, nos quais cada um tem as suas peculiaridades, tipo o tamanho da tela e do equipamento, preço, seu armazenamento, aparelhos e plataformas que permitam acessar e trocar os livros de um equipamento para outro sem maiores problemas, entre outras.

Porém, em pesquisas realizadas no Brasil, o livro impresso ainda ganha dos e-books. A nossa cultura ressalta que a leitura de um livro impresso chega a ser uma experiência sinestésica. A satisfação proporcionada pelo cheiro de um livro, observar sua capa, de folhear as páginas, grifar as partes mais interessantes, para muitos contribui para a concentração e memorização do conteúdo.

Acredito que os dois tipos de livros conviverão ainda por muito tempo e cabe a cada um escolher aquele que mais lhe proporcione praticidade, gosto e uma melhor leitura dos conteúdos. No meu caso, ainda prefiro os livros impressos, mas não descarto a possibilidade de, no futuro, quando houver mais bibliografias disponíveis, migrar para os e-books.

Executiva News RD – Quais são as principais dúvidas dos profissionais de Secretariado a respeito da profissão nos dias de hoje?

Solange Giorni – Realmente, atualmente, ainda temos muitos profissionais de Secretariado que desconhecem alguns fatos sobre a profissão e estão sempre me questionando como os relacionados abaixo:

 

  • O Secretariado é uma função, um cargo ou uma profissão? Uma profissão.
  • É uma profissão regulamentada? Sim. Uma profissão regulamentada é aquela que possui uma Lei que determina quais as atribuições e competências que um profissional deve possuir para exercê-la.
  • Existe alguma Lei que rege a profissão? Sim. A profissão de Secretário foi regulamentada com a publicação da Lei 7.377, em 30/09/85, pelo então Presidente José Sarney. Houve algumas alterações publicadas na Lei 9.261 de 10 de janeiro de 1996.
  • O Secretário necessita de registro profissional para exercer sua profissão? Claro, pois uma vez que a profissão é regulamentada, para exercê-la os profissionais devem obter o registro profissional. Observe o que diz a Lei nº 9.261, de 10 de janeiro de 1996, que rege a profissão de Secretário:
    • A 6° – o exercício da profissão de Secretária(o) requer prévio registro na Superintendência Regional do Trabalho do Ministério Regional do Trabalho.(Grifo meu)
  • Existe Sindicato para os profissionais de Secretariado? Atualmente existem 23 sindicatos no Brasil. O Sindicato é uma entidade que atua como mediador entre o trabalhador e o empregador. Ele representa os interesses de uma categoria junto a órgãos públicos e outras instituições, pois é organizado juridicamente.
  • E código de ética? A profissão de Secretário possui o seu Código de Ética específico: O Código de Ética do Profissional de Secretariado, que foi publicado no Diário Oficial da União de 7 de julho de 1989.
  • E o mercado de trabalho? Arrumarei emprego rapidamente? O mercado não está bom para nenhuma profissão, porém, o Secretariado, por atuar em vários segmentos de negócios, tem mais condições de ser requesitado pelas organizações.

 

Executiva News RD – A grande dor dos profissionais é a recolocação. Em tempos de crise, isso parece ser ainda mais intensificado, e não existe um profissional que já não tenha passado por isso. Qual seria a sua dica para profissionais que estão vivendo esta situação?

Solange Giorni – Jamais desanimar do momento ruim que está vivenciado. Só que não pode ficar estagnado, achando que o mercado procura profissionais que você já foi um dia. Nesta etapa de buscas, muitas vezes temos que usar a tática do eterno aprendizado e investir pesado na cultura.

É fato, e todos sabem disso, que as transições serão cada vez mais velozes e os profissionais que buscam a sua recolocação devem fazer três coisas: aprender, desaprender e reaprender. Para entender melhor o que digo e colocar em prática, mencionarei um exemplo do cientista Silva Meira: “…desaprender é muito mais complicado e dá mais trabalho do que aprender…. lembrando que, quando a Internet foi lançada, por cerca de uns vinte cinco anos muitas empresas negavam a sua existência. — Ninguém conseguia desaprender a fazer as coisas como faziam. Quando conseguiram, já estavam atrasadas”.

Executiva News RD – Como palestrante, você já participou de muitos eventos relacionados à área do Secretariado. Como você vê o networking e a interação atualmente no Brasil?

Solange Giorni – Há três anos venho participando pelo Brasil afora, de forma mais efetiva, de vários eventos do Secretariado, palestras, seminários, congressos, workshop, mesas redondas e, mesmo com as dificuldades do nosso país, venho me surpreendendo com o número de pessoas que estão assistindo esses eventos. E, implacavelmente, as relações e o networking entre os profissionais estão se harmonizando cada vez mais. Nestes eventos, pude observar que as pessoas estão se interessando mais umas pelas outras ,seja em nível profissional ou pessoal. Digo isso porque vários grupos nas redes sociais, como o WhatsApp, são criados após cada evento, o que fortalece a categoria Secretarial devido às boas discussões, trocas de informações e experiências que ocorrem sobre a profissão.

Um fato que me chamou bastante atenção foi uma participação maior de alunos dos cursos de Secretariado. Há um tempo, as maiorias presentes nos eventos eram de profissionais que já estavam atuando no mercado. E esta nova situação nos mostra o interesse dos futuros Secretários e Secretárias em fortalecer o seu conhecimento, seja por meio da apresentação dos seus artigos técnico-científicos ou pelo interesse real da aprendizagem coletiva e individual durante os eventos.

Não conheço, ainda, profissão que possua mais eventos no Brasil que o Secretariado. Somente em 2017, contabilizei 24, incluindo eventos em Faculdades, Universidades, Sindicatos e de empresas de Consultoria. E acredito que deva ter tido até mais. Isto confirma que, mesmo com alguns obstáculos que toda profissão enfrenta, o Secretariado está sempre em busca de uma formação sólida, permeada de novos conhecimentos, habilidades técnicas e humanísticas.

 

Executiva News RD – A Solange Secretária Executiva gostava de realizar qual atividade no dia a dia?

Solange Giorni – Puxa, que saia justa!!! Gostava de executar tantas tarefas! Mas tinha uma que me engrandecia muito como Secretária Executiva: era quando ia despachar os documentos, relatórios e correspondências com o meu Gestor. Como não tinha tempo para ficar lendo todos os documentos que chegavam, ele me incumbiu de fazer isso, ou seja, eu lia tudo, entendia e demonstrava do que se tratava o assunto. O Gestor me escutava, discutíamos o determinado conteúdo e, em seguida, era feito o encaminhamento das resoluções. O porquê de gostar dessa atividade era o domínio que eu tinha que ter sobre os assuntos corporativos e, aqueles que não conhecia, tinha que pesquisar, assimilar e dominar, e isso me propiciava uma abertura cada vez maior no meu leque de conhecimentos. E este fato foi um marco na prospecção da minha carreira profissional. Ah! E também algo importante é que havia uma estreita parceria entre a Secretária Executiva e o Gestor. Com isso, eu tinha mais autonomia, envolvimento com a organização e me posicionava como uma facilitadora multiprofissional.

Executiva News RD – Um profissional de Secretariado Executivo pode ser visto como um líder? Como lidar com essa liderança dentro das empresas e instituições?

Solange Giorni – Uma das definições dadas à liderança é a capacidade de influenciar as pessoas para atingir um determinado propósito. Ser líder não significa mandar. Então, um líder é aquele que consegue envolver, contagiar, irradiar as pessoas em função dos objetivos a serem seguidos. Sendo assim, enxergamos claramente uma das competências que o Profissional de Secretariado possui é a liderança.

E o profissional de Secretariado Executivo, para ser um líder, deve atuar de forma participativa com todos os envolvidos da empresa, seja internamente ou externamente. Na prática, a liderança aplicada pelo Secretário nas empresas é a de interagir com as pessoas, administrando relacionamentos e conflitos, orientando-as de forma a contribuir para o alcance dos objetivos organizacionais.

Mas, em alguns momentos, o Secretário possui subordinados diretos, como Recepcionistas, Office Boys, Motoristas, Copeiras, Ajudantes de Serviços Gerais, e é nesse momento que ele tem que ter a sensatez para poder liderá-los, pois é necessário considerar a individualidade, conhecer as habilidades e necessidades de cada um, para fazer a melhor mediação quando for necessário.

Portanto, um profissional de Secretariado poderá ser visto como líder, só dependerá dele e do seu envolvimento com a organização em que atua.

Executiva News RD – Por favor, deixe sua mensagem.

Solange Giorni – O Secretariado é uma profissão que possui a essência do conhecimento e da sabedoria e ,para desempenhá-la com sublimidade, não basta apenas ter as técnicas, e sim muita compreensão e sentimento de tudo que envolve o ambiente profissional e social.

Depois de mais de 30 anos vivenciando transformações – e com elas (re)aprendendo –, tenho a gratificante convicção de afirmar para você que o Secretariado, com certeza, é a melhor profissão do mundo!

Muito obrigada, Solange
Sandra Tarallo e Equipe Executiva News
Fotos: arquivo pessoal

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