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[Revista Digital] Como trabalhar menos e ser uma pessoa mais produtiva? | Claudia Schaffer

Pareto definiu uma regra que ficou conhecida como a “lei de Pareto 80/20”, e que pode ser uma importante aliada como ferramenta de gestão.

Certamente você já ouviu frases ou teve pensamento clichê como:

1) Corra atrás dos seus sonhos.

2) Vá atrás de tudo o que você quer, esforce-se muito, trabalhe, trabalhe, trabalhe, vire noites, faça todo o possível para alcançar seus objetivos, corra além de suas forças, faça todo o necessário para alcançar suas metas, só assim o resultado virá.

Não estou dizendo que isso é errado, mas hoje quero trazer uma nova perspectiva sobre o fato de você se doar 100%, 150%, o tempo todo.

Precisamos desmistificar que, para ter autorização para errar, temos que nos dedicar 100%.

Sempre que alguém fala em maximizar sua produtividade, em se tornar extremamente produtivo e planejar minuciosamente suas atividades com eficiência dentro do maior aproveitamento possível dentro no período de trabalho, podemos entender isso como um mito, já que é extremamente difícil conseguir programar com exatidão todas as horas do dia sem interrupções e realizar com critério de qualidade as inúmeras tarefas demandadas, justamente porque resultados extraordinários são criados desproporcionalmente por meio de menos ações do que a maioria das pessoas supõe, e a lei de Pareto comprova essa verdade.

Não somos uma máquina que pode ser programada sem que haja interferências: os contratempos que acontecem e que, inevitavelmente irão atrapalhar os nossos planos, precisam ser considerados.

Somos seres humanos, e isso faz com que essa máquina chamada corpo e cérebro não funcione da mesma forma com que podemos programar um computador, até porque uma máquina também tem seu tempo de vida quando é programada para produzir 100% do tempo o tempo todo.

Você vê as pessoas ao seu lado dando 100% para entregar um projeto e pensa assim: “Eu também tenho que produzir dessa forma porque, do contrário, não vou alcançar um bom salário, ou, se eu não produzir como ‘fulano’, as pessoas não vão me notar”. É aí que mora o problema. Você começa a se espelhar em pessoas que estão fazendo errado e não em pessoas que deveriam estar fazendo o certo.

Se todo mundo pudesse virar a chave da produtividade para dar 100%, todos seriam CEO de multinacional, (estou falando de um nível de produtividade que possa te levar ao ápice, mesmo que hoje sua mente não esteja voltada para isso).

Sabemos que não é assim! Existem inúmeras distrações ao longo do dia, há relacionamentos que não funcionam dentro da empresa, existirão problemas pessoais que lamentavelmente irão atrapalhar o seu dia a dia, haverá uma ou outra complicação que ‘’vai cair na sua mesa’’ e você precisará parar tudo pra resolver naquele momento. São inúmeras as possibilidades e os acontecimentos inesperados. Não vamos funcionar como uma máquina que só enxerga por um lado e que irá cumprir seu papel como tal.

Você se identifica? Já passou por algo parecido? Pois é, bem-vindo ao clube.

Por este motivo, neste artigo quero trazer uma nova sugestão de como resolver esta questão para que você pare de sentir que não está entregando os 100% que você insiste em querer cumprir – até porque você não deveria – e como você pode fazer mais e melhor com seus 70% ou 80% e chegar aos objetivos desejados ou o que for suficiente para você concluir com êxito seus projetos fazendo as coisas que você deve fazer.

 

A mente por trás do princípio!

Você já deve ter ouvido falar no princípio de Vilfredo Pareto, um Cientista Político e Sociólogo que criou a regra do 80/20, lei dos poucos vitais ou princípio de escassez do fator. Ele afirmou que, para muitos eventos, aproximadamente 80% dos efeitos vêm de 20% das causas, ou seja, que 80% dos resultados que se alcançam são consequência de apenas 20% dos esforços empregados.

Aqui eu vou tentar exemplificar como essa lei dos 80/20 pode funcionar como ferramenta de gestão para aumentar sua produtividade em qualquer ambiente.

E isso significa que 80% das coisas que você precisa fazer usando este método você conseguirá realizar com 20% do seu tempo.

Exemplo: quando ouvimos falar em proporção de riqueza, e que 80% da renda do dinheiro que circula das pessoas mais ricas está presente em apenas 20% da população, ou quando a gente fala que 20% dos clientes são responsáveis por 80% dos lucros de uma empresa.

Este é o tipo de relação que Pareto estudou e que podemos levar para qualquer ambiente quando não somente falamos, mas quando realizamos 80% das nossas atividades em 20% do tempo que dispomos.

Isto não se baseia apenas em teoria: é uma certeza da natureza, provável e completamente previsível. Sem dúvidas, uma das maiores verdades relativas à produtividade já descobertas.

Um exemplo clássico no cotidiano é quando você tem boas ideias e ‘’derrama’’ essas ideias na mesa e vai anotando no caderno, em post-its, e daí você percebe que o tempo passa e todo seu trabalho continua como ideais que não saem do papel e você não encontra uma maneira de “amarar’’ isso.

A maioria das pessoas fica apenas no campo das ideias, ou tomam atitudes em doses homeopáticas. Percebem, porém, que dificilmente algo sairá bem feito, porque suas decisões e escolhas não são realistas. Ao invés de escolher 2 ou 3 atividades para fazer, escolhem 10 e geralmente não concluem nenhuma com sucesso dentro do prazo preestabelecido.

 

Minha sugestão e experiência.

No meu dia a dia, costumo tomar ações práticas, como utilizar até 3 post-its e anotar 3 perguntas que eu preciso responder naquele dia – perguntas? Sim, isso mesmo, eu transformo os problemas em perguntas a serem respondidas, como por exemplo: uma planilha pra fazer. Eu tenho uma resposta para entregar com dados constantes nesta planilha; então, este documento precisa mensurar os gastos mensais, as categorias, descrições das despesas e o saldo de determinado cartão de crédito; dessa forma, consigo construir parte da minha produtividade. Simples assim, com perguntas que me disponho a responder. Assim, noto que 80% das coisas que eu tinha pra fazer são realizadas em 20% do meu tempo.

É muito comum nossas listas de tarefas serem imensas, e isso toma todo o nosso tempo. Gastamos energia desnecessária resolvendo problemas “sem importância”.

Daí, você pode questionar: “Vou ficar muito ociosa!”. Não é isso! Comece usar o restante do seu tempo para pesquisar novas ideias, a fim de facilitar a vida do seu chefe e da equipe, ir atrás de novas referências, estudar novos assuntos, acompanhar o que acontece dentro da sua área de atuação, algo de valor que você possa trazer para dentro do seu universo e, para nós, que trabalhamos com inovação e criatividade, isso se torna tarefa obrigatória.

 

Na prática!

Nem tudo importa igualmente. Algumas coisas importam mais que outras, muito mais. Aprenda a priorizar! Uma lista de tarefas, por exemplo, torna-se uma lista de sucessos quando você aplica o principio de Pareto a ela: esqueça definitivamente a lista interminável de tarefas e se apegue a uma lista de sucessos.

Não somos máquinas que só apertam botões; inclusive, pra apertar botão, a gente já tem boot que se instala em uma função adequada e que cumpre com honra seu papel de ‘’apertar o botão’’ sozinho.

Já nós, seres humanos, precisamos direcionar o trabalho e ativar a criatividade para contextualizar, conceituar o modelo de um negócio, a criação de um texto, um vídeo, enfim, somos seres extraordinários, temos muito que fazer além de apertar um botão. Então, a primeira coisa que você vai fazer hoje após ler este artigo, será pegar um caderno/post-ite transformar os problemas que você tem para resolver em perguntas. Atenção: não mais que 3, do contrário, vai ficar cheio de perguntas pra resolver e não vai funcionar. O foco deve ser direcionado para até 3 perguntas e, no dia seguinte, você repete a ação. “Tenho muitas perguntas pra responder, Claudia!”. Não tem problema. Como disse, é fundamental aprender a priorizar, não dá pra fazer tudo e, às vezes, a gente até tenta ser um super-herói, mas já atingimos maturidade suficiente para sabermos que não somos e que este pensamento não funciona.

A grande verdade é que, se você tentar manter os seus 100% o tempo todo, uma hora essa máquina que chamamos de corpo não vai aguentar; então, cuide da máquina que hoje sustenta sua mente, seu conhecimento, sua estória, porque, se não se cuidar adequadamente, não haverá produtividade e seu prazo de validade, mais cedo ou mais tarde, vencerá. Não é assim que devemos conduzir nossa vida; alimente sua inteligência e busque sabedoria sempre!

 

Fixando o conceito!

Você tem quantidade limitada de tempo e energia, portanto, para ver sua produtividade aumentada, acrescente subtração nesta adição.

Em síntese, 80/20 é uma regra universal que afirma que as menores causas e os menores investimentos ou esforços geralmente levam aos maiores resultados, aos rendimentos mais expressivos ou às mais valiosas recompensas.

O que Pareto começou você pode dar sequência e adaptar às suas necessidades. O sucesso sugere que você siga o princípio 80/20, e você não tem de parar aqui.

Continue em frente. Dá pra tirar 20% dos 20% dos 20% e continuar até que você descubra qual é a coisa mais importante a ser feita.

A maior produtividade permite mais bens com menos trabalho.

Desejo que sua visão seja ampliada e que suas atitudes alcancem 100% do seu grande potencial.

Claudia Schaffer
Secretária Executiva da Presidência
Formada em Secretariado Executivo Bilíngue
in/claudiaschaffer
39 anos, mãe, casada
Cel.: (11) 9-8239-4135
E-mail: claudia.schaffer35@gmail.com

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