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[Revista Digital] CAPA | Gestão do tempo e produtividade em Secretariado | Luana Lopes

Foque no seu melhor todos os dias, busque a melhoria em tudo todos os dias e cresça na profissão – networking nos eventos do Portal da Secretária e em outros eventos secretariais, por exemplo –, que aumentam nosso conhecimento para o desenvolvimento de nossas competências para termos e mantermos sucesso”

 

O motivo de algumas pessoas serem altamente produtivas e outras não é justamente saber gerenciar o tempo.
Gerenciamento de tempo exige esforço. A Secretária precisa parar para analisar todas as suas ações, tarefas e processos e elevá-las para uma maneira melhor para fazer e diminuir o tempo da ação.
O aumento da qualidade e tempo irá trazer melhor produtividade e, para que isso ocorra, é necessário que a Secretária tenha a máxima visão que conseguir do total do processo e do projeto que está participando.

O esforço para o aumento da produtividade vale muito a pena, visto que vai te dar maior disponibilidade para a recepção de novas ações – e o que mais queremos é ter cada vez mais o grande recurso chamado tempo.
Quanto vale o seu tempo? Pense financeiramente em cada ação e o quanto ela vale monetariamente para priorizar e gerenciar as atividades para a produtividade. Essa é uma maneira de focar na evolução da produtividade.

Pense em melhorar cada ação que tomar,
Repito que isso vai exigir esforço,
Mas o retorno é excelente!

Todos os dias, antes de começar suas ações, liste os afazeres. Com certeza você já ouviu falar nisso, mas quantas vezes fez? Listar os afazeres é o primeiro passo para a visão do todo e para a priorização das atividades e melhoramento das ações e até mesmo, para eliminar ações desnecessárias.
Devido à comum alta demanda de trabalhos no Secretariado, devemos estar dispostas a receber mais trabalho. Acredito que esta disponibilidade irá torná-la mais pró-ativa, alimentando sua boa imagem profissional.
A gestão do tempo para a produtividade irá aumentar seu tempo para que possa agir em sua vida pessoal. Uma Secretária de sucesso precisa estar com sua vida pessoal o mais em ordem e feliz que conseguir: as vidas profissional e pessoal se influenciam, pois estão no psicológico da mesma pessoa. Respeite-se e cuide da sua vida pessoal.

Nos meus anos de Secretariado, percebi que tenho mais facilidade em organizar minhas ações no Excel. Vejo que muitas Secretárias utilizam papéis para anotar seus trabalhos. O que importa mais é que a meta de maior gestão do tempo e produtividade aconteça. O benefício do Excel é que consigo sinalizar com cores e eu tenho todos os dias anotados. Por exemplo, hoje estou há 4 anos em uma empresa onde tenho as anotações do que fiz desde o primeiro dia que trabalhei nela, e isso é ótimo para quando eu uso a busca do Excel para obter informações anotadas de tempos atrás.

Foque no seu melhor todos os dias, busque a melhoria em tudo todos os dias e cresça na profissão – networking nos eventos do Portal da Secretária e em outros eventos secretariais, por exemplo –, que aumentam nosso conhecimento para o desenvolvimento de nossas competências para termos e mantermos sucesso.

Luana Lopes
Bacharel em Administração pela FMU
Tecnóloga em Automação de Escritórios e Secretariado
pela FATEC-SP e Administração de Recursos Humanos pela
Uninove com MBA Excelência em Gestão de Projetos e
Processos Organizacionais pela UNESP.
Início de Mestrado na FEA/USP em Administração.
SRTE 45789 | Cel.: (11) 9-6593-9451
E-mail: luana2012projetos@gmail.com

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