[Revista Digital] Agenda – como montar de maneira eficaz e versátil a agenda do seu executivo | Keli Pereira

Agenda faz parte do nosso dia a dia, e ela precisa estar bem estruturada para o seu trabalho e o do seu executivo fluírem.
A organização é primordial quando se trata da agenda do seu executivo. Uma falha, um atraso, a falta de uma anotação, podem cancelar negócios. Para que isso não aconteça, existem algumas técnicas que podem nos ajudar.
Primeiramente, observe a rotina do seu executivo, se ele viaja com frequência, se as reuniões e compromissos são constantes.
Você é a pessoa responsável por cuidar da agenda pessoal dele?
Anote: datas comemorativas e aniversários importantes.
As contas são pagas por você?
Uma semana antes do vencimento, faça um lembrete para providenciar assinaturas.
Prepare os pagamentos antecipadamente, considerando a rotina de quem for fazer os pagamentos.

Vamos lá:
Crie uma rotina, tenha o hábito de olhar a agenda diversas vezes ao dia.
Tenha o hábito de anotar tudo na sua agenda (física) e na dele e tente casar os horários dos compromissos.
Se preferir, monte uma agenda no Excel, com detalhes e cores. Assim, fica mais fácil de visualizar e atualizar a cada momento que for necessário.
Com a ajuda dos aplicativos, hoje temos muitas possibilidades de agenda. Se for permitido o uso de celulares e aplicativos durante o horário de trabalho, recorra ao “Google Agenda”, tanto no aplicativo, quanto no próprio PC: você tem a possibilidade de alterar a todo momento, se necessário.
Informe novos compromissos e alterações na agenda, lembre os compromissos com antecedência, logo pela manhã informe sobre os compromissos do dia e reconfirme os compromissos assumidos.
Trace prioridades e seja rigoroso na execução, consulte a agenda várias vezes ao dia.
Outra dica bacana é o uso do WhatsApp, que facilita muito o dia a dia. Você pode escrever ou mandar áudios e, assim, manter sempre atualizada a agenda do seu executivo.
Outro hábito que você pode adquirir é o checklist. Você pode fazer uma lista de tudo o que precisa realizar no seu dia de trabalho, mas, caso não consiga cumprir todas as tarefas, liste novamente e faça no dia seguinte – esta é uma técnica também utilizada para você ganhar tempo.
Follow- up também é muito importante para os negócios, e o quanto este assunto contribui no quesito agenda, é muito importante você dar continuidade aos processos (ligações, viagens, reuniões). Tudo que foi começado ou anotado precisa ter acompanhamento para ver se foi feito ou se continua na lista de afazeres.
Cada pessoa tem sua rotina e seu modo de trabalhar, mas o primordial e ter organização e foco no trabalho.
Um grande abraço e boa leitura!!!

Keli Pereira dos Anjos
Formada em Secretariado Executivo Bilíngue
Registro Profissional na SRTE 0051359/SP
Pós-graduada em Docência do Ensino Superior
35 anos, mãe, casada
Cel.: (11) 9-6703-8424
E-mail: kelipereira1982@yahoo.com.br

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