[Revista Digital] A importância das TICs na atuação dos profissionais de Secretariado Executivo | Betânia Sousa

A relevância das tecnologias da informação e comunicação (TICs) na profissão de Secretariado é simplesmente o máximo, por ela possibilitar que os profissionais desta área desenvolvam ferramentas de apoio às atividades do seu cotidiano e auxiliem seu gestor no desenvolvimento de suas demandas. Essa transversalidade que o Secretariado possibilita me encanta, pois são poucas profissões que oferecem a oportunidade de estarmos sempre conectados a algo novo em prol da nossa profissão. Ela também permite que tenhamos um leque de oportunidades na área do conhecimento, como a busca constante de informações e especializações, tendo em vista que podemos escolher os temas que queremos nos aprofundar – e isso é fascinante!
Às vezes, sou protagonista de situações cujas atitudes são questionadas em outras profissões. Não querendo questionar, mas penso que essa pessoa não fez o curso de Secretariado; caso contrário, ela saberia se portar e obter sucesso nessa situação.
Diante das constantes mudanças na sociedade em que vivemos por meio das transformações tecnológicas e a importância de enfrentarmos os novos paradigmas, é necessário termos conhecimento e preparação para desmistificarmos tais questionamentos.
A utilização da Tecnologia da Informação no ambiente empresarial é de suma importância, pois podemos interagir constantemente com o gestor e o grau de atendimento das demandas são satisfatórias, pois as solicitações são transmitidas e efetuadas com maior rapidez; assim, a utilização das TICs estão cada dia mais no cotidiano das organizações, por contribuir no desenvolvimento técnico e intelectual dos profissionais de Secretariado e por ser um instrumento que possibilita melhoria e qualidade nas habilidades práticas dos profissionais que a utilizam.
A potencialização das TICs no desempenho dos profissionais de Secretariado é cada vez mais notória, devido ao uso de novos mecanismos eletrônicos para facilitar a comunicação e gerenciamento das atividades, principalmente quando o gestor está viajando. A preparação dos conteúdos, bem como a agilidade de revertermos situações, torna o uso das TICs indispensável na vida dos profissionais, sendo a forma mais ágil e assertiva nas soluções dos problemas.
Além disso, temos os aplicativos que auxiliam os profissionais de Secretariado no dia a dia. Separei uma pequena lista: O Trello é bastante conhecido por ser uma ferramenta de gerenciamento de projetos; Canvas, que auxilia na criação de convite, cartões dentre outros; o Àudio memos free, que possibilita gravar as informações das reuniões; Skitche possibilita anotar à mão sem perder o controle das informações por causa dos teclados menores; lemon nos auxilia na organização das notas fiscais, além de escanear documentos; o Tripit, para ocasiões em que surge a necessidade de viagens de última hora: ele auxilia a gestão do tempo na elaboração de roteiros; e finalmente o Easydelivery, onde podemos acompanhar as entregas urgentes em tempo real e por e-mail.
Constata-se que existem vários aplicativos disponíveis para nos auxiliar em atividades rotineiras que fazem parte da nossa profissão. Informo que todos os dias são lançados novos aplicativos com múltiplas funcionalidades, e é importante acompanhar as novas tendências tecnológicas do mercado que agreguem à profissão de Secretariado. E o mais importante: fazer o uso consciente destas ferramentas, para não ficarmos reféns. Utilizá-las para auxílio das atividades do dia a dia é relevante, mas devemos também priorizar a relação humana através de diálogo presencial.

Betânia Sousa

Bacharel em Secretariado Executivo Bilíngue pela FAJESU. Mestranda em Educação pela Universidad Internacional Iberoamericana. Especializando em Gestão de Marketing e Comunicação Integrada. Coordenadora do grupo de estudo do Comitê de Secretariado do DF. Atualmente, atua como Secretária Executiva no Executivo Federal.

 

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