Reunião sustentável | Camila Tertuliano | Executiva News | Executiva News Revista Digital

Reunião sustentável | Camila Tertuliano | Executiva News |

É evidente a importância das reuniões para o fechamento de grandes negócios, mas os executivos perdem tempo por falta de organização nos temas e formatos. Sabe-se que os vilões da produtividade são a falta de foco, organização e conhecimento sobre o tema abordado. Assim, muitas decisões que poderiam ser tomadas por um telefonema ou e-mail são colocadas em pauta para discussão. Percebe-se a necessidade dos executivos brasileiros em manter contato direto através de um aperto de mão, um olhar, mas até quando isso é sustentável para as empresas, uma vez que elas tendem a buscar por mais resultados com menores custos?

Muitas reuniões demoram quando é grande o número de participantes e as pessoas fogem do tema principal. Cabe ao dirigente a responsabilidade de conduzir uma reunião clara e com propostas principais para que as ações seja finalizadas.

As reuniões são formas de um determinado grupo de pessoas compartilharem o mesmo nível de conhecimento sobre um assunto, a fim de auxiliar tomadas de decisões em conjunto, pois decisões tomadas em grupo, com os representantes das diferentes entidades interessadas, serão aceitas com maior facilidade por todos. As reuniões para não demandar muito devem ser as mais breves possíveis e efetuadas com foco na eficácia, para resultarem em ações concretas.

Por isso, podemos dizer que as reuniões precisam ser bem planejadas. Assim, o profissional de Secretariado deve identificar as pessoas necessárias para tal participação, bem como controlar o tempo da reunião.

Uma das coisas mais importante que o Secretário não pode deixar de realizar é a confirmação do local e os participantes, pois a falta dessas confirmações pode atrapalhar a produtividade da reunião. Quando é devidamente planejada, tudo fica mais simples e seus resultados são os melhores possíveis, pois para que viajar se podemos nos reunir por Skype, videoconferência, teleconferência ou até mesmo por grupos. E, quando for necessário, o encontro pessoalmente – e as devidas providências serão tomadas.

 

Camila Rodrigues Tertuliano

Registro: 0003825/DF, em 29/10/2012

Secretária Executiva

Especialista em Gestão de Pessoas

Fanpage: facebook.com/Neosecc

Blog: neosecc.wordpress.com

E-mail: seccamila.tertuliano@gmail.com

 

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